Prenos računovodstva brez nepotrebnega zapleta
Menjava računovodskega servisa ne pomeni, da morate sami usklajevati vsako datoteko, rok in odprto nalogo. Pregledamo trenutno stanje, določimo, kaj je treba prevzeti, in vodimo prehod do urejenega nadaljevanja.
V štirih korakih
- Pogovor in pregled stanja
- Odpoved obstoječemu računovodstvu
- Prevzem dokumentacije in uskladitev
- Prijave, pooblastila in prvi obračun
Pregled
Menjava ni tako zapletena, kot se zdi
Najpogostejši razlog, zakaj podjetja ostanejo pri računovodstvu, s katerim niso zadovoljna, ni cena. Je predstava, da je menjava zapletena, da je treba počakati na konec leta in da bo nekaj vmes izpadlo.
Prenos je mogoč kadarkoli v letu. Prevzem, uskladitev in prijave uredimo mi — brez dodatnega računa za to.
Vsak prenos se začne s pregledom
Kako hitro in kako preprosto bo šlo, je odvisno od obsega, urejenosti in dostopnosti vaše dokumentacije. To ugotovimo najprej — šele nato določimo naslednje korake.
Kdaj prenesti
Znaki, da je smiselno pogledati stanje
Nobeden od teh znakov sam po sebi ne pomeni, da morate zamenjati računovodstvo — je pa lahko razlog za pregled.
- Komunikacija je nejasna ali prepočasna
- Ne veste zanesljivo, kaj je treba urediti in do kdaj
- Opozorila pridejo šele, ko je težava že nastala
- Obračun plač, davki in dokumentacija niso usklajeni med seboj
- Podjetje je zraslo ali se je spremenilo, računovodstvo pa ne sledi
- Potrebujete močnejšo podporo pri delu v tujini
- Evidence so nepopolne ali težko razumljive
- Želite eno ekipo za računovodstvo, plače in svetovanje
Kako poteka
Postopek prenosa
Koraki so si običajno podobni, njihov obseg pa je odvisen od vašega primera.
Uvodni pogovor
Povemo, kaj potrebujemo od vas in kaj boste dobili. Če ugotovimo, da vam ne moremo koristiti, vam to povemo takoj.
Pregled trenutnega stanja
Pregledamo, kako je računovodstvo trenutno urejeno in kaj je treba prevzeti.
Priprava odpovedi obstoječemu računovodstvu
Besedilo odpovedi pripravimo mi. Vi ga samo podpišete in pošljete.
Prevzem dokumentacije in podatkov
Prevzamemo dokumentacijo in podatke ter uskladimo odprte postavke.
Pregled stanja
Preverimo prevzeto dokumentacijo. Če najdemo napake ali nepravilnosti, vam jih povemo.
Ureditev pooblastil in prijav
Uredimo pooblastila pri eDavkih, AJPES in ZZZS.
Prvi obračun pri nas
Prevzamemo obračune. Od tu naprej gre vse skozi nas.
Redno sodelovanje se nadaljuje
Preidemo v redno mesečno vodenje računovodstva, plač in poročanja.
Kaj potrebujemo
Kaj je smiselno pripraviti
Da si lahko predstavljate obseg dela. Vse ostalo je naša naloga.
- Osnovni podatki podjetja in izpis iz registra
- Kontakt trenutnega računovodstva
- Dostop do bančnih izpiskov za tekoče leto
- Izdani in prejeti računi
- Pogodbe o zaposlitvi in kadrovska dokumentacija
- Podatki o odprtih terjatvah in obveznostih
- Pretekle davčne in druge prijave, če so na voljo
- Morebitna korespondenca s pristojnimi organi
Če česa nimate urejenega ali ne veste, kje je, to ni razlog, da prenosa ne začnete. Najprej ugotovimo, kaj manjka.
Kaj prevzamemo
Kaj prevzamemo, kaj pregledamo in kaj je ločena odločitev
Prevzamemo
- Priprava odpovedi prejšnjemu izvajalcu
- Prevzem dokumentacije in podatkov
- Ureditev pooblastil in prijav (eDavki, AJPES, ZZZS)
- Nadaljevanje rednega vodenja računovodstva
Pregledamo
- Odprte terjatve in obveznosti
- Odprte davčne in poročevalske obveznosti
- Obračun plač, kjer je to relevantno
- Skladnost dokumentacije z dejanskim stanjem
Ločena odločitev
- Popravki ugotovljenih napak v preteklih obračunih
- Dodatno svetovanje, povezano s prenosom
Uskladitev s prejšnjim računovodstvom
Predaja dokumentacije je del prenosa, ne ovira zanj
Prenos zahteva jasno predajo dokumentacije in razjasnitev, katere naloge so še odprte. Odpoved obstoječemu računovodstvu pripravimo mi — vi jo podpišete in pošljete.
Če predaja dokumentacije zastaja, obstaja uradna pot za pridobitev podatkov. Ta postopek poznamo in vas skozenj vodimo, tudi kadar ni vse takoj na voljo.
Neurejena dokumentacija
Nepopolna dokumentacija ni razlog za odlašanje
Redko je vse urejeno od prvega dne. Zato pregled poteka po korakih, ne kot vse-ali-nič presoja.
Ugotovimo, kaj obstaja
Pregledamo, kaj je dejansko na voljo, ne glede na to, v kakšnem stanju je.
Ugotovimo, kaj manjka
Označimo vrzeli — obdobja, dokumente ali podatke, ki jih ni.
Določimo prednostne naloge
Najprej obravnavamo tisto, kar je časovno najbolj pereče.
Ugotovimo, kaj lahko steče takoj
Redno vodenje lahko pogosto steče, tudi če pretekla obdobja še niso povsem urejena.
Dogovorimo se o morebitnem dodatnem urejanju
Če je potrebno ločeno urejanje preteklih obdobij, se o tem dogovorimo posebej.
Odprte obveznosti
Prenos ni samo premikanje datotek
Poleg dokumentacije pregledamo tudi, kaj je trenutno odprto — davčne prijave, obračun plač, poročanje, morebitna korespondenca z organi ter odprte terjatve in obveznosti.
Katere obveznosti so nujne, ugotovimo med pregledom — ne vnaprej in ne po splošnem pravilu.
Po prenosu
Od tu naprej gre vse skozi nas
Ko je prenos zaključen, se začne redno sodelovanje — enako, kot bi ga imeli, če bi z nami začeli od začetka.
- Redno vodenje računovodstva in obračun plač
- Opozarjanje na spremembe, preden vas zadenejo
- Ena ekipa za računovodska, davčna in zaposlitvena vprašanja
- Podpora pri delu v tujini, če jo potrebujete
- Oddaja dokumentacije osebno v pisarni ali prek e-hrambe — kar vam bolj ustreza
Pogosta vprašanja
Zakaj Proakta
Ekonomisti in pravniki v isti pisarni
Ko se pri prevzemu pokaže odprta terjatev, davčno vprašanje ali kadrovska nejasnost, ne potrebujete drugega naslova.
Opozorimo, preden je prepozno
Po prenosu ne čakamo na naslednji rok — pokličemo, ko se še da kaj spremeniti.
Izkušnje z delom v tujini
Če imate napotene delavce, prenos vključi tudi to področje, ne le domače knjige.
Prenos se naravno nadaljuje v redno sodelovanje
Ko je prevzem zaključen, ni novega začetka — le nadaljevanje pri isti ekipi.
Naslednji korak
Začnite z mirnim pregledom trenutnega stanja
Povejte nam, kako trenutno vodite računovodstvo, kaj vas moti in kaj bi želeli urediti drugače. Najprej pregledamo situacijo, nato določimo naslednje korake za prenos.